A implementação de um programa de denúncias de irregularidades é uma prática essencial para promover uma cultura organizacional transparente e ética. Este guia oferece orientações e dicas valiosas para empresas que desejam estabelecer um sistema eficiente de denúncia, incentivando colaboradores a relatar condutas antiéticas de forma segura.

Compreensão da Importância do Programa de Denúncias de Irregularidades

Antes de iniciar a implementação, é crucial que a liderança e a equipe de gestão compreendam a importância de um programa de denúncias de irregularidades. Este deve ser visto como um instrumento preventivo, capaz de identificar e corrigir comportamentos antiéticos antes que causem danos significativos à organização.

Desenvolvimento de Políticas Claras

Elabore políticas claras e abrangentes que delineiem os tipos de comportamentos considerados irregulares e expliquem o processo de denúncia. Certifique-se de que essas políticas sejam compreensíveis para todos os colaboradores, independentemente do nível hierárquico.

Canais de Denúncias Seguros e Acessíveis

Estabeleça um canal de denúncias seguro e acessível, garantindo a confidencialidade dos denunciantes e o anonimato das mesmas se pretendido pelo mesmo.

Afaste-se da oferta fácil e/ou diversificada, como linhas telefónicas, caixas de correio eletrónico específicas, formulários online, ou mesmo módulos em aplicações genéricas / multiusos com suporte técnico comum a outras finalidades, pois estas opções que podem até, numa leitura menos atenta, cumprir a lei, no entanto a conformidade não existe e muito menos a proteção do denunciante, pois no máximo será ínfima ou completamente inexistente.

Se os denunciantes não se sentirem respeitados, seguros e protegidos em todas as vertentes que a lei lhe confere, muito mais dificilmente farão a denúncia que poderá ser tão importante para a sua organização – sim, a sua organização quer que se sintam livres e seguros para denunciarem, venham as denúncias!

Formação e Consciencialização

Promova formações regulares para consciencializar os colaboradores sobre a importância do programa de denúncias e como utilizá-lo corretamente. Destaque os benefícios de uma cultura ética e enfatize a não retaliação contra denunciantes.

Garantia de Anonimato e Não Retaliação

Assegure aos denunciantes que as suas identidades serão protegidas e que não sofrerão retaliações. Transmita a mensagem de que a empresa valoriza a integridade e não tolera qualquer forma de represália.

Resposta Rápida e Eficaz

Desenvolva um processo de resposta rápida e eficaz para as denúncias recebidas. A prontidão em investigar e resolver os problemas relatados demonstra o comprometimento da empresa em abordar prontamente qualquer irregularidade.

Comunicação Transparente

Mantenha uma comunicação transparente durante todo o processo de denúncia. Informe os denunciantes sobre o andamento das investigações, sem comprometer a confidencialidade e/ou o anonimato, sempre que possível.

Avaliação Contínua e Melhoria

Estabeleça um sistema de avaliação contínua do programa, procurando ativamente feedback dos colaboradores e identificando oportunidades de melhoria. A adaptação constante do programa garantirá a sua eficácia ao longo do tempo.

Conclusão

A implementação eficiente de um programa de denúncias de irregularidades  é um passo crucial na construção de uma cultura organizacional ética e transparente. Ao seguir essas orientações e dicas, as empresas podem criar um ambiente onde os colaboradores se sintam encorajados a denunciar irregularidades, contribuindo para a integridade e o sucesso a longo prazo da organização.

PS: Lembre-se de organizar os seus processos de implementação para ir ao encontro dos requisitos dos restantes pontos do Regime Geral de Prevenção da Corrupção (ver detalhes no nosso artigo aqui: https://www.iblow.eu/pt/novo-normativo-de-prevencao-contra-a-corrupcao/). Uma vez que o programa de denúncias de irregularidades é apenas uma parte deste macroprocesso.

Saiba como o nosso software de denúncias de irregularidades pode impulsionar o seu programa interno.

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Publicado em: 2024.01.04