Denúncias internas são um assunto cada vez mais importante nas empresas. Seja por motivos éticos ou legais, é fundamental que as equipas de gestão saibam como lidar com denúncias e conduzir investigações de forma adequada e eficiente. Este artigo tem como objetivo fornecer um guia para as equipas de gestão e responsáveis pela investigação sobre como lidar com denúncias internas.

Enquadramento legal

A Lei n.º 93/2021, de 20 de dezembro, veio prever como obrigatória a adoção de canais de denúncias e instituir as regras a que deve obedecer a denúncia e a divulgação pública de infrações. 

As entidades do setor público e privado que empreguem 50 ou mais trabalhadores, passaram então a estar obrigadas a dispor de canais de denúncia interna a partir de 18 de junho de 2022. No setor público, excluem-se as autarquias locais que, embora com 50 ou mais trabalhadores, tenham menos de 10 000 habitantes.

Infrações

Segundo a lei, podem ser denunciadas ou divulgadas publicamente infrações já cometidas, que estejam a ser cometidas ou que razoavelmente se preveja que venham a ser cometidas, bem como tentativas de ocultação. A denúncia ou divulgação pública da infração pode ter como fundamento informações obtidas no âmbito da atividade profissional (atual ou que tenha já terminado) do denunciante, ou até mesmo na fase de recrutamento e independentemente da natureza da atividade, do respetivo setor e/ou da qualidade do denunciante (trabalhador, prestador de serviços, fornecedor, sócio ou acionista, membro de órgãos de administração ou de supervisão, estagiário, outro). 

A denúncia

As infrações podem ser denunciadas por meio de canais de denúncias internos ou externos ou divulgadas publicamente, estando previstas regras de utilização e de precedência entre os diferentes meios. Em regra, o denunciante deverá recorrer aos canais de denúncias internas. 

Os canais de denúncias internas:

Os canais de denúncias internas devem possibilitar a apresentação e o seguimento das denúncias (por escrito, verbalmente e/ou através de reuniões presenciais) e respeitar determinadas regras, nomeadamente em matéria de confidencialidade e proteção da identidade do denunciante. 

O que fazer perante a apresentação de uma denúncia interna?

Recepção da denúncia

– No prazo de 7 dias as entidades obrigadas notificam, o denunciante da receção da denúncia.  

– Na notificação devem constar, de forma clara e acessível: os requisitos, autoridades competentes e forma e admissibilidade da denúncia externa. 

Investigação interna

– As entidades praticam os atos internos adequados à verificação das alegações aí contidas e, se for caso disso, à cessação da infração denunciada. 

– Pode ser aberto um inquérito interno ou da comunicação a autoridade competente para investigação da infração, incluindo as instituições, órgãos ou organismos da União Europeia. 

Seguimento da denúncia

– No prazo máximo de 3 meses, a contar da data da receção da denúncia, as entidades comunicam ao denunciante as medidas previstas ou adotadas para dar seguimento à denúncia e a respetiva fundamentação.  

Conclusão da investigação interna

– No prazo de 15 dias após a respetiva conclusão, o denunciante pode requerer, a qualquer momento, que as entidades obrigadas lhe comuniquem o resultado da análise e da investigação interna efetuada à denúncia. 

Nos procedimentos acima enunciados, serão de relevar determinadas disposições aplicáveis às denuncias sob pena de constituírem contraordenações muito graves e consequentemente suscetíveis de elevadas coimas que poderão ascender a € 250.000,00. 

Regras aplicáveis às denúncias:

Confidencialidade

A identidade do denunciante, bem como as informações que, direta ou indiretamente, permitam deduzir a sua identidade, têm natureza confidencial e são de acesso restrito às pessoas responsáveis por receber ou dar seguimento a denúncias. 

A identidade do denunciante só é divulgada em decorrência de obrigação legal ou de decisão judicial. 

Tratamento de dados pessoais

O tratamento de dados pessoais ao abrigo da presente lei, incluindo o intercâmbio ou a transmissão de dados pessoais pelas autoridades competentes, observa o disposto no Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados. 

Os dados pessoais que manifestamente não forem relevantes para o tratamento da denúncia não são conservados, devendo ser imediatamente apagados. 

Conservação de denúncias

As entidades obrigadas e as autoridades competentes responsáveis por receber e tratar denúncias ao abrigo da presente lei devem manter um registo das denúncias recebidas e conservá-las, pelo menos, durante o período de cinco anos e, independentemente desse prazo, durante a pendência de processos judiciais ou administrativos referentes à denúncia. 

Caso a denúncia seja apresentada em reunião presencial, as entidades obrigadas e as autoridades competentes asseguram, obtido o consentimento do denunciante, o registo da reunião mediante: 

– Gravação da comunicação em suporte duradouro e recuperável; ou  

– Ata fidedigna. 

Maria Cristina Freitas, Advogada

Publicado a: 18/04/2023